ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG HỆ THỐNG

GPEMS Logo

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ EMS

Mã số thuế: 0316870151

Địa chỉ: 93/4 Liên khu 5-6, Phường Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh

Đại diện pháp luật: Nguyễn Tấn Hiền (Cấp ngày 21/05/2021)

Hotline: 0903 375 265 (Mr.Hiền) | Email: admin@gpems.net

Website: www.gpems.net

Mã tài liệu: EMS-Q-2026-10-LH

Ngày lập: 01/10/2026

Hiệu lực báo giá: 30 ngày

Hình thức triển khai: Cloud SaaS (Private Tenant)

Dự án: Xây Dựng Hệ Thống Linh Hiếu Decal CRM & Delivery Dispatch

Đơn vị nhận: Công ty TNHH Linh Hiếu

1. Chi Phí Khởi Tạo & Phát Triển Hệ Thống CRM Lõi

Hạng Mục / Chức năng Chi tiết tính năng Thành Tiền (VNĐ)
PHẦN 1: HỆ THỐNG CORE CRM & TÍNH GIÁ ĐỀ-XÊ (GIAI ĐOẠN 1)
1. Dữ Liệu Gốc, Phân Quyền & Báo Cáo
  • Bảng điều khiển tổng quan (Doanh thu, Đơn hàng, Top khách hàng).
  • Quản lý danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp, và tự động sinh mã cho 87 sản phẩm.
  • Cấu trúc phân quyền chặt chẽ (Giám đốc, Trưởng chi nhánh, Sales Admin, Nhân viên Kinh doanh, Kế toán).
  • Phân quyền xem dữ liệu theo chi nhánh (Hà Nội/HCM) và theo cấp bậc nhân viên.
 18,500,000
2. Lõi Tính Toán Giá Thành Decal
  • Hệ thống tính toán tự động giá chuyển đổi cho Khổ chuẩn và Bao khổ.
  • Tự động tính toán số dải cắt và phân bổ chi phí hao hụt (đề-xê).
  • Giao diện đồ họa mô phỏng trực quan mặt cắt cuộn nguyên liệu.
 15,000,000
3. Quản Lý Báo Giá & Bảo Vệ Giá Sàn
  • Tạo báo giá tự động đề xuất dải giá (Min - Max), bảo mật tuyệt đối giá vốn đầu vào.
  • Cơ chế tự chủ: Nhân viên bán giá trong khoảng quy định được hệ thống tự động duyệt.
  • Luồng duyệt giá ngoại lệ: Trình Giám đốc duyệt trực tuyến khi cần bán dưới giá sàn.
  • Xuất trực tiếp file Báo giá PDF theo quy chuẩn ISO của công ty.
 22,000,000
4. Quản Lý Phễu Cơ Hội & Khóa Giá
  • Quản lý tiến trình bán hàng dạng bảng kéo thả trực quan (Đang báo giá → Đã chốt).
  • Cơ chế khóa giá 30 ngày để giữ cam kết với khách hàng.
  • Cảnh báo giảm biên độ lợi nhuận: Hệ thống tự động quét 24/7. Phát cảnh báo nếu báo giá cũ gặp rủi ro lỗ do giá vốn tăng. Yêu cầu định giá lại trước khi chốt đơn.
 12,000,000
5. Theo Dõi Doanh Thu & KPI Sales
  • Ghi nhận Giá trị chốt (Won Value): Hệ thống tự động chuyển đổi Báo giá thành công thành Cơ hội Thắng, cập nhật ngược trạng thái và Tổng doanh thu thực tế về lại Phễu Cơ Hội (Kanban) để đo lường tỷ lệ chuyển đổi.
  • Quản lý KPI Kinh doanh: Sổ cái tự động phân bổ Doanh thu và tính toán KPI/Hoa hồng cho nhân sự Sales phụ trách báo giá đó.
  • Cung cấp Dashboard báo cáo doanh số Real-time cho Ban Giám Đốc.
 18,000,000
6. Lịch Sử Tương Tác CSKH & Chấm Điểm Chủ Động
  • Nhật ký CSKH (Activity Log): Sales ghi nhận lịch sử gọi điện, nhắn tin, gặp mặt cho từng Khách hàng/Cơ hội.
  • Đo lường KPI Chủ động: Tính điểm chuyên cần dựa trên tần suất và số lượng tương tác CSKH theo tiêu chuẩn.
  • Đo lường KPI Bị động: Ghi nhận tốc độ phản hồi của Sales khi khách hàng có yêu cầu, đánh giá chất lượng hỗ trợ qua nền tảng tập trung.
 14,500,000
TỔNG GIAI ĐOẠN 1 (HỆ THỐNG LÕI) 100,000,000
PHẦN 2: TÍCH HỢP ZALO & TRỢ LÝ ẢO AI (GÓI MỞ RỘNG)
7. Tự Động Hóa Chăm Sóc Khách Hàng (Zalo AI)
  • Omnichannel Zalo: Quản lý tập trung cả tài khoản Zalo Doanh Nghiệp (Zalo OA) và Zalo Cá Nhân của nhân viên kinh doanh trên một màn hình CRM duy nhất.
  • Đồng bộ và quản lý toàn bộ các nhóm Zalo (Nhóm khách hàng VIP, Nhóm điều phối nội bộ nhà máy).
  • Triển khai Trợ lý ảo AI túc trực trong các nhóm Zalo 24/7. Tự động đọc và phân tích yêu cầu báo giá hoặc tra cứu đơn hàng.
  • Bot tự động tra cứu tồn kho, tính giá từ hệ thống và trả lời ngay lập tức (Rào chắn kiểm soát thông tin chặt chẽ, chống AI tự bịa giá).
  • Tự động gửi thông báo khi hàng lên xe, và nhắn cảnh báo biến động lợi nhuận trực tiếp cho Giám đốc qua Zalo cá nhân/nhóm.
 55,000,000
TỔNG CHI PHÍ TOÀN BỘ HỆ THỐNG (PHẦN 1 + PHẦN 2) 155,000,000

2. Chi Phí Hạ Tầng (Cloud Server VPS, Tên Miền, SSL)

Do tích hợp hệ thống Zalo Webhook và AI Bot hoạt động liên tục (Always-on), cấu hình máy chủ được nâng cấp mạnh mẽ để đảm bảo xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) không độ trễ.

  • Server VPS Cao Cấp: RAM 8GB, 6vCPU, 100GB NVMe (Chạy DB, Node.js CRM và Bot AI Worker).
  • Bảo mật & Webhook: SSL (HTTPS), Cloudflare DDoS Protection cho kênh Zalo API.
  • Phí Tiêu Hao API (Pay-as-you-go): Phí Zalo ZNS/OA (trả theo tin nhắn thực tế) và Phí AI LLM (Gemini/OpenAI) cho Bot chat. Khách hàng nạp tiền trực tiếp cho Zalo/AI Platform.

Chi phí thuê VPS Server hằng năm:

12,500,000 VNĐ / Năm

*Khách hàng thanh toán phí VPS khi nghiệm thu dự án. Phí VPS chưa bao gồm 10% VAT.*

3. Phạm Vi Hỗ Trợ Kỹ Thuật & Bảo Trì (SLA)

✅ Miễn phí (Trong phạm vi bảo hành 12 tháng)

  • Khắc phục và xử lý triệt để các bugs/lỗi hệ thống WebApp.
  • Hỗ trợ xuất dữ liệu, duy trì vận hành ổn định trong giai đoạn chuyển đổi.
  • Giám sát Server đảm bảo Uptime 99.9%, bảo dưỡng định kỳ.
  • Tự động Backup dữ liệu định kỳ (Daily/Weekly).
  • Tư vấn kỹ thuật và hỗ trợ End-user (Zalo/Email) 24/7.

⚡ Tính phí (Ngoài phạm vi bảo hành)

  • Phát triển thêm Modules, quy trình hoặc Tính năng mới.
  • Thay đổi Core Logic, tái cấu trúc Database theo định hướng kinh doanh mới.
  • Tích hợp API/Webhook với các hệ thống ERP lõi thứ 3.

Từ năm thứ 2 trở đi: EMS cung cấp Gói Bảo Trì Cố Định hằng năm với mức phí bằng 10% tổng giá trị dự án (15,500,000 VNĐ / Năm).

*Bao gồm các dịch vụ giám sát lỗi, backup dữ liệu an toàn và hỗ trợ người dùng.*

Ghi chú về Thuế (VAT): Theo quy định của pháp luật Việt Nam, chi phí phát triển phần mềm (Mục 1) và chi phí hỗ trợ kỹ thuật phần mềm (Mục 3) thuộc diện KHÔNG CHỊU THUẾ (VAT 0%). Phần thuế 10% VAT chỉ áp dụng duy nhất cho chi phí thuê hạ tầng máy chủ VPS (Mục 2).

4. Lộ Trình Triển Khai & Cam Kết Giá Trị (ROI)

Tổng Thời Gian Triển Khai: 90 Ngày (Kể từ ngày ký HĐ & Tạm ứng)

  1. Giai đoạn 1 (20 Ngày Đầu) - Xây Dựng Core CRM: Gộp chung phát triển Master Data, Động cơ tính giá (Costing Engine), Luồng Báo Giá Chủ Động, Quản lý Cơ Hội (Kanban) và Theo dõi Doanh thu KPI. Ra mắt phiên bản Demo.
  2. Giai đoạn 2 (60 Ngày Tiếp Theo) - Demo, Test & Tinh Chỉnh: Vận hành thử nghiệm (UAT), Kế toán đối soát hoa hồng. Tập trung sửa lỗi, tối ưu tốc độ, tinh chỉnh theo phản hồi thực tế và Bàn giao hệ thống lõi.
  3. Giai đoạn 3 (10 Ngày Cuối) - Tích Hợp Zalo Hub: Nâng cấp Zalo AI Agent, Open Claw RPA, gửi thông báo tự động và nghiệm thu toàn bộ Dự án.

Lợi Ích Cốt Lõi (ROI)

  • Tốc độ Báo Giá: Giảm từ 45 phút chờ đợi Sếp duyệt xuống còn 30 giây tự động (nhờ Min/Max Guardian).
  • Chống thất thoát: Giải quyết dứt điểm rủi ro "Bao khổ lỡ" nhưng bán giá Khổ Chuẩn, tự động cộng chi phí Đề-xê.
  • Bảo vệ biên lãi 100%: Margin Erosion Watcher cảnh báo ngay lập tức nếu giá nguyên liệu tăng, chặn rủi ro báo giá treo (chốt lỗ phút 89).
  • Thực dụng dòng tiền: Hoa hồng nhân sự được khóa chặt với "Tiền thực thu", không trả hoa hồng trên doanh số ảo.

5. Thông Tin Thanh Toán Giao Dịch

Chủ tài khoản: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ EMS

Số tài khoản: 181119878

Tại ngân hàng: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Á Châu (ACB)

Thanh toán theo tiến độ hợp đồng (Tạm ứng 50%, Bàn giao 50%).

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ PHÁT TRIỂN (EMS)

Nguyễn Tấn Hiền

Giám Đốc

GIẢI TRÌNH KỸ THUẬT & TƯ VẤN GIẢI PHÁP

"Chúng tôi cung cấp Giải Pháp (Solutions) giải quyết triệt để bài toán quản trị, chứ không chỉ đơn thuần là viết Phần mềm (Products)."

1 Thực trạng hiện tại (As-Is)

Hệ thống phân mảnh, vận hành chủ yếu dựa trên Zalo (xin giá Sếp), Excel (tính diện tích, đề-xê thủ công), chưa có hệ thống lưu trữ tập trung dữ liệu Khách hàng, Báo giá. Quá trình tính chi phí đề-xê tốn 30-45 phút mỗi khi có đơn Bao Khổ (BK).

2 Nút thắt (Pain Points) cốt lõi

  • Nút thắt phân quyền báo giá: 18 nhân viên kinh doanh hoàn toàn thụ động, mọi chính sách giá phải chờ Giám đốc duyệt, làm chậm tiến độ chốt khách.
  • Nút thắt tính giá vốn (Đề-xê): Phế phẩm sinh ra do cắt "Khổ lỡ" thường xuyên không được cộng vào giá bán, khiến lợi nhuận sụt giảm âm thầm.
  • Rủi ro trượt giá nguyên liệu (Margin Erosion): Giá khóa 30 ngày cho khách nhưng giá vốn nhập kho thay đổi theo ngày, hệ thống cũ không có cảnh báo dẫn đến Sales chốt đơn cũ nhưng công ty bị lỗ thực tế.
  • Rủi ro tiền lương / KPI ảo: Hoa hồng được ghi nhận dựa trên Giá trị chốt (Won Value), trong khi tiền mặt (Cash In) chưa về ngân hàng.

3 Giải pháp từ EMS (To-Be)

Hệ thống CRM do EMS thiết kế đặc thù cho mô hình "Decal Converting" không chỉ là kho lưu trữ dữ liệu, mà là một cỗ máy (Engine) tính toán và quản trị tự động:

  • Server-side Costing Engine: Giải thuật quy hoạch 1 chiều (1D) tự động tính số dải xẻ (strips) và hao hụt đề-xê trên từng quy cách cuộn mẹ (1070mm, 1530mm). Phân luồng tính giá độc lập cho Bao Khổ (BK) và Khổ Chuẩn (KC) theo thời gian thực (300ms).
  • Price Floor Guardian & Zero-Wait Quoting: Giao phó 100% tự chủ cho Sales khi giá bán nằm trong biên độ [Min, Max] quy định sẵn. Rào chắn tự động kích hoạt luồng phê duyệt ngoại lệ khi giá $< Min$.
  • 4-Tier Ledger Healing: Đồng bộ lợi nhuận 3 chân (Giá chốt vs Giá vốn xuất vs Tiền thu về) thông qua sổ cái lưu trữ. Áp dụng 4 lớp kiểm toán (Webhook + Cron 1AM + Boot + Manual) để ngăn chặn lệch dòng tiền.
  • Zalo AI Agent (Open Claw): Tích hợp sâu Zalo Cloud API (ZCA). Bot AI túc trực 24/7 trong các group Zalo công ty và khách hàng. Tự động đọc hiểu ngữ cảnh, tra cứu mã hàng, nhắc nhở báo giá sắp hết hạn, và gửi thông báo giao hàng (ZNS) mà không cần nhân viên can thiệp.

4 Bảng So Sánh Kỹ Thuật (Zalo/Excel vs WebApp EMS)

Tiêu chí đánh giá Phương Thức Cũ (Excel / Zalo) Hệ Thống WebApp EMS (SaaS)
Data Access & Security Dễ bị copy file Excel. Khó giấu giá vốn khi chia sẻ cho Sales. Bảo mật RBAC nhiều tầng (OWN, BRANCH, ALL). Server API ẩn 100% trường giá vốn với cấp độ nhân viên.
Tốc độ Báo Giá 30 - 45 phút (chờ phản hồi Zalo Sếp duyệt giá / tính hao hụt) < 1 Phút. Sales chủ động xuất PDF gửi khách ngay trong dải giá Min/Max.
Chăm sóc & Zalo Bot Nhân viên tự canh Zalo trả lời khách, dễ sót tin nhắn. Bot AI tự đọc hiểu nhóm Zalo, truy xuất data từ CRM trả lời khách lập tức 24/7. Tự động nhắc nhở sếp.
Kiểm Soát Lỗ / Trượt Giá Phụ thuộc trí nhớ của nhân viên khi lấy lại Báo giá cũ. Background Watcher quét 24/7. Tự động KHÓA CHỐT ĐƠN nếu báo giá cũ vi phạm giá vốn mới nhập.
Tính Hoa Hồng (Commission) Đếm tổng doanh số ảo, rủi ro nợ xấu không thu hồi được. Chỉ kích hoạt % hoa hồng dựa trên số tiền Cash-In thực tế đổ về TK Ngân hàng.

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH HỆ THỐNG & GIAO DIỆN MẪU

1. Sơ Đồ Quy Trình Nghiệp Vụ (Workflow)

Khách Hàng Yêu Cầu

Sales Nhập Đơn & Lên Báo Giá

1. Chọn SKU & Kích Thước
→ Gọi Costing Engine API
2. Tính Hao hụt (Đề-xê)
→ Đưa ra Dải Giá [Min, Max]

Quyết Định Báo Giá

Giá ≥ Min
Tự Động Duyệt → Cấp PDF Báo Giá
Giá < Min (Phá giá sàn)
Trình Sếp Duyệt (Price Exception)
🏆 Chốt Báo Giá (Won Deal)

Ghi Nhận Giá Trị Chốt & Tính KPI Sales

Tự động cập nhật Doanh Thu từ Báo giá thành công → Phân bổ Sổ cái KPI / Hoa Hồng cho Nhân viên kinh doanh.

⚠️ LƯU Ý PHẠM VI DỰ ÁN

Hệ thống Linh Hieu CRM hiện tại tập trung thiết lập bộ khung Lõi quản trị Trước Bán Hàng (Pre-sales): Khách hàng, Động cơ tính giá Costing Engine, Báo giá tự động, Pipeline Cơ hội và Tính KPI Sales từ Doanh thu chốt.

Không bao gồm: Quản lý sâu Đơn hàng (Order Line Items), Lệnh Sản Xuất, Điều phối Giao Hàng, Quản lý Kho, Thu Chi, Mua hàng. Các module ERP chuyên sâu này sẽ được mở rộng và báo giá ở giai đoạn riêng biệt sau này.

2. Mockup Giao Diện Chuẩn (SaaS Pro)

Dưới đây là các bản phối giao diện dự kiến (Concept Art) thể hiện kiến trúc Enterprise SaaS mà EMS sẽ xây dựng. Giao diện thực tế có thể sẽ được tùy chỉnh cho phù hợp hơn với nghiệp vụ.

Slitting Visualizer (Mô Phỏng Xẻ Cuộn)

Mockup Slitting Visualizer

Deal Kanban & Cảnh Báo Margin

Mockup Kanban Board

Màn Hình In Báo Giá Chuẩn ISO 9001

Mockup ISO Quotation

*Click vào hình để xem rõ nét. Thiết kế bám sát chuẩn UI/UX hiện đại của các hệ thống ERP hàng đầu.*

Trải nghiệm Code HTML Mockups Tương Tác